Neue Kommunikationstools helfen dezentralen Teams bei der digitalen Zusammenarbeit. (Foto: Allie on unsplash)

Digitale Kommunikation und Kollaboration für dezentrale Teams

Dezentrale Teams sind Teams, die eng zusammenarbeiten, aber nicht vom selben Ort aus. Sie müssen sich anders organisieren als mit Präsenzmeetings und auf digitale Kommunikationsmittel setzen. Das Corona-Virus hat die Verbreitung solcher Teams schlagartig gefördert, arbeiten doch tausende Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von zuhause aus. Viele Unternehmen hatten davor noch wenig bis gar keine Erfahrung mit dem remote working ihrer Mitarbeiter/innen, dementsprechend herausfordernd war die rasche Umstellung.

Im KMU 4.0-Webinar „Digitale Kommunikation und Kollaboration für dezentrale Teams“ zeigte der Experte Marc Andrae der technischen Hochschule Rosenheim, wie die digitale Zusammenarbeit reibungslos funktionieren und auf welche digitalen Kommunikationsmittel man zurückgreifen kann. Die technische Hochschule Rosenheim ist KMU 4.0-Projektpartner.

Digitale Kommunikationstools: Was sie können müssen

Die meistgenutzten Kommunikationsmittel von Teams sind Outlook, Telefonate oder Chats über das Handy und das ERP-Warensystem. Zahlreiche digitale Tools machen die Kommunikation und Kollaboration noch effektiver. Bekannte Beispiele sind Microsoft Teams oder Salesforce. Alle diese Tools haben ihr Vor- und Nachteile. Empfehlenswert ist, sich vor der Anwendung genau zu überlegen, für welchen Zweck man das Tool braucht, was es können muss und Kosten und Nutzen abwägen.

Diese Kriterien können bei der Auswahl des richtigen Werkzeugs helfen:

– Nutzen vs. Aufwand: Was bringt das Tool meinem Team oder dem Unternehmen? Was kostet es und wie viel Aufwand ist die Implementierung? Braucht das Personal Trainings, um mit dem Programm umzugehen?

– Kommunikationsstruktur: In ausgefeilten Softwareprogrammen lassen sich verschiedene Ebenen oder Gruppen erstellen und auch unterschiedliche Berechtigungen erteilen. Als Beispiel kann hier Microsoft Teams genannt werden, mit dem man verschiedene Gruppenchats erstellen kann.

– Integration ins Tagesgeschäft: Kann das Tool beispielsweise mit dem E-Mailprogramm und dem Kalender synchronisiert werden? Gibt es für die Software auch eine App?

– Rechtliche Rahmenbedingungen: Werden die gesetzlichen Bestimmungen, wie die DSGVO, erfüllt?

– Datenmigration: Ist ein Datenimport oder -export möglich? Können Daten auch wieder gelöscht werden?

– Flexibilität: Ist die Nutzung auch mobil möglich?

Welche digitalen Kommunikationstools gibt es?

Die Software, die für ein Team oder ein Unternehmen in Frage kommt, kann nach diesen Kriterien bewertet werden. Die Auswahl an möglichen Tools ist riesig, hier ein Auszug der bekanntesten und beliebtesten:

– Intranet: Microsoft Teams, Basecamp, Slack

– Projektmanagement: Jira, GitLab

– Customer Relationship Management: Salesforce, Hubspot, Adobe Experience Cloud, Social Media

Social Media wie LinkedIn und Facebook bieten für Kund/innenbeziehungen ungeahnte Möglichkeiten. Nirgendwo findet man mehr Informationen über Kundinnen und Kunden und nirgends kann man sich leichter vernetzen.

Rituale und Prinzipien sind wichtig für dezentrale Teams

Aus all diesen Kommunikationstools müssen KMU und Teams die richtigen für ihre Zwecke herausfinden. Doch auch wenn die Kommunikation im Team reibungslos funktioniert, fehlt es im Home Office an zwischenmenschlicher Interaktion. Präsenzmeetings sind nicht mehr möglich. Das bedeutet auch, dass Vorgesetzte ihren Mitarbeiter/innen mehr vertrauen müssen, da die Kontrolle über deren Aktivitäten verloren geht. Zudem muss sichergestellt werden, dass sich die Teammitglieder im Home Office wohl fühlen. Prinzipien und Rituale können dabei helfen. Experte Marc Andrae gibt dazu Tipps:

– Setting: Das Setting im Home Office muss stimmen. Dazu gehört die bestmögliche Minimierung von Störfaktoren, wie etwa die Lautstärke. Auch die richtige Arbeitseinstellung ist wichtig. So kann es helfen, einen persönlichen Rhythmus zu schaffen, wie ein gleichbleibender Arbeitsbeginn und die Einhaltung von Pausen.

– Visibility schaffen: Für Teammitglieder ist es wichtig, die An- und Abwesenheit der anderen zu kennen. Außerdem können Teams statt audio- auch videotelefonieren, um den Teamzusammenhalt zu stärken.

– Team-Health: Jedes Teammitglied sollte sich seinen Arbeitsort nach Möglichkeit zuhause so einrichten, dass es sich wohl fühlt. Ein Arbeitsplatzwechsel kann im Home Office Abwechslung schaffen und kann je nach Gegebenheit zuhause besser umsetzbar sein als im Büro. Auch die Ernährung spielt eine Rolle. Zuhause ist eine gute Ernährung leichter möglich als im Büro. Pausen für Frischluft und Familienzeit sollten unbedingt eingehalten werden.

– Tools nutzen: Dezentrale Teams sollten sowohl synchrone (z.B. Chats und bei wichtigen Besprechungen Telefonate) als auch asynchrone Kommunikationsmittel (z.B. Mails) nutzen. Vor digitalen Meetings ist es wichtig, die Hardware zu testen – stimmt die Soundqualität und die Kameraeinstellungen? Bei mangelnden Soundqualität sollte man Alternativen, wie den Kauf eines Mikros, überlegen.

– Rituale etablieren: Dezentrale Teams können einen regelmäßigen Arbeitsmodus etablieren, wie die Vereinbarung von täglichen oder wöchentlichen Meetings. Diese Meetings sollten auch gut vorbereitet sein und einer Agenda folgen. Protokolle und Notizen stellen sicher, dass jeder die Inhalte der Meetings nachverfolgen kann.

Videokonferenzen können den Teamzusammenhalt von dezentralen Teams stärken. (Foto: Anna Shvets on pexels)

Digitalisierung fördert dezentrale Teams

Mit den genannten Kommunikationstools und den Arbeitsritualen wird dezentrales Arbeiten stark gefördert. Zentrale Organisationen kamen auch bereits vor der Corona-Krise durch die Digitalisierung unter Druck, Veränderungsprozesse umzusetzen. In solchen Unternehmen ist oft ein sehr klassisches Organisationsmodell mit stark hierarchischen Strukturen zu finden. Prozesse und Entscheidungswege sind dort sehr langsam, es gibt viele Abhängigkeiten und das Lernpotenzial der Organisation ist gering. Dem gegenüber stehen moderne Organisationen mit flachen Hierarchien, die dezentral organisiert und sehr dynamisch sind. Sie sind strukturiert in kleinen, autonomen Teams, die entscheidungs- und lernfähig sind. Die steigende Digitalisierung fördert neue, agile Organisationsstrukturen, da sich diese schnell und effektiv an interne und externe Veränderungen anpassen können. Die Corona-Krise hat den Prozess von zentralen zu dezentralen Strukturen nur beschleunigt.

Gepostet am 16.06.2020

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